Fast jeder Immobilienverantwortliche spürt es irgendwann: Das Büro fühlt sich zu groß an. Doch „fühlt sich an“ ist keine Grundlage, um einen Mietvertrag zu beenden, umzuziehen oder zu investieren. Woran erkennen Sie es sicher? An drei Signalen.
Das Knifflige daran: Die Antwort steckt in zwei Welten, die selten zusammentreffen, Ihre Menschen (was brauchen sie?) und Ihre Gebäude (was ist verfügbar?). Erst wenn Sie beide nebeneinanderstellen, wird „zu groß“ messbar. Diese drei Signale helfen Ihnen dabei.
Signal 1, Wo Menschen arbeiten wollen
Das erste Signal steckt nicht in Ihrem Gebäude, sondern in Ihren Menschen. Messen Sie, wo sie arbeiten wollen, zu Hause, im Büro oder irgendwo dazwischen, und vergleichen Sie das mit dem Ort, an dem sie heute tatsächlich sitzen. Ist diese Lücke dauerhaft, wollen mehr Menschen von zu Hause oder anderswo arbeiten, als Ihr Büro vorsieht, , dann zahlen Sie für Plätze, die leer bleiben.
Signal 2, Ob die Tätigkeiten zum Ort passen
Das ist das stärkste Signal. Nicht jede Arbeit gehört ins Büro: Konzentriertes Arbeiten geht oft gut von zu Hause, Zusammenarbeit und Austausch dagegen nicht. Wenn Sie messen, welche Arbeit Menschen erledigen und wo sie am besten hinpasst, sehen Sie, ob das Büro für die Arbeit, die dort tatsächlich stattfindet, über- oder unterausgelastet ist. Ein Büro, das überwiegend Arbeit beherbergt, die genauso gut anderswo stattfinden könnte, ist schlicht zu groß, und dieses Signal ist das konkreteste, denn es zeigt unmittelbar, welche Fläche Sie freigeben können.
Signal 3, Wie viel Fläche wirklich genutzt wird
Das dritte Signal ist das schwierigste: die Belegung. Wie viele Ihrer Quadratmeter werden in einer durchschnittlichen Woche tatsächlich genutzt? Fast jede Organisation mit mehreren Gebäuden hat verborgene Kapazität, Etagen, die halb leer stehen, während anderswo Fläche angemietet wird. Rechnen Sie das über das gesamte Portfolio zusammen, wird aus „zu groß“ eine Zahl statt eines Gefühls.
„Zu groß“ ist kein Gefühl. Es ist eine Zahl, sobald Sie Angebot und Nachfrage nebeneinanderstellen.
Was Sie als Nächstes tun
Ein Signal ist ein Hinweis; drei zusammen sind ein Fundament. Der Trick besteht nicht darin, sie einzeln zu lesen, sondern nebeneinander, und neben Ihren tatsächlichen Flächen. Genau das leistet Flächenoptimierung: Sie bringt den gemessenen Bedarf Ihrer Menschen mit der Kapazität Ihrer Gebäude zusammen, sodass aus „das Büro fühlt sich zu groß an“ eine Entscheidung wird, die Sie gegenüber Finance und Führung vertreten können.
Häufige Fragen
Wie viele Menschen muss ich befragen?
Fangen Sie dort an, wo es am einfachsten ist, mit einem ersten Team oder Gebäude, und bauen Sie von da aus auf. Sie brauchen nicht alle auf einmal, um anzufangen zu steuern; mit der Zeit arbeiten Sie auf das Gesamtbild hin und decken die ganze Organisation ab, sodass die Erkenntnis nur schärfer wird. Immer auf Gruppenebene, nie pro Person.
Wie oft sollte ich das messen?
Regelmäßig. Eine einzelne Erhebung liefert eine Momentaufnahme; erst die Wiederholung zeigt den Trend, und es ist der Trend, der Flächenentscheidungen trägt, die Jahre vorausreichen.
