Bijna elke vastgoedmanager voelt het wel eens: het kantoor lijkt te ruim. Maar 'lijkt' is geen onderbouwing voor een opzegging, verhuizing of investering. Hoe weet je het zeker? Aan drie signalen.
Het lastige aan deze vraag is dat het antwoord in twee werelden ligt die zelden samenkomen: bij je mensen (wat hebben ze nodig?) en bij je gebouwen (wat is er beschikbaar?). Pas als je die twee naast elkaar legt, wordt 'te groot' meetbaar. Deze drie signalen helpen je daarbij.
Signaal 1: waar mensen willen werken
Het eerste signaal zit niet in je gebouw, maar in je mensen. Meet waar ze willen werken, of dat nu thuis, op kantoor of ergens daartussenin is, en zet dat af tegen waar ze nu daadwerkelijk zitten. Loopt dat structureel uit elkaar, willen meer mensen thuis of elders werken dan je kantoor aankan, dan betaal je voor plekken die leeg blijven.
Signaal 2: of activiteiten passen bij de plek
Dit is het sterkste signaal. Niet álle werk hoort op kantoor: geconcentreerd werk kan vaak prima thuis, samenwerking en ontmoeting juist niet. Meet je welk werk mensen doen en waar dat het beste past, dan zie je of het kantoor te veel of te weinig wordt gebruikt voor het werk dat er echt gebeurt. Een kantoor dat vooral gebruikt wordt voor werk dat net zo goed elders kan, is simpelweg te groot, en dit signaal is het meest concreet, omdat het direct aanwijst wélke ruimte je kunt afstoten.
Signaal 3: hoeveel ruimte echt benut wordt
Het derde signaal is het hardste: bezetting. Hoeveel van je vierkante meters worden in een gemiddelde week echt gebruikt? Vrijwel elke organisatie met meerdere gebouwen heeft verborgen capaciteit: verdiepingen die half leegstaan terwijl elders ruimte wordt bijgehuurd. Tel je dat op over de hele portefeuille, dan wordt 'te groot' een getal in plaats van een gevoel.
Te groot is geen gevoel. Het is een getal, zodra je vraag en aanbod naast elkaar legt.
Wat je vervolgens doet
Eén signaal is een aanwijzing; drie samen zijn een onderbouwing. De kunst is om ze niet afzonderlijk te bekijken, maar naast elkaar, en naast je werkelijke vastgoed. Dat is precies wat rightsizing doet: het brengt de gemeten behoefte van je mensen samen met de capaciteit van je gebouwen, zodat 'het kantoor lijkt te groot' een besluit wordt dat je kunt verdedigen bij finance en directie.
Veelgestelde vragen
Hoeveel mensen moet ik bevragen?
Begin waar het het makkelijkst kan, bij een eerste team of gebouw, en breid van daaruit uit. Je hebt niet meteen iedereen nodig om te kunnen sturen; gaandeweg werk je toe naar het volledige beeld, met uiteindelijk de hele organisatie, zodat het inzicht alleen maar scherper wordt. Altijd op groepsniveau, nooit op individu.
Hoe vaak moet ik dit meten?
Periodiek. Eén meting geeft een momentopname; herhaling laat de trend zien, en juist de trend stuurt vastgoedbeslissingen die jaren vooruit reiken.
